¿Y si el problema no es la carga de trabajo, sino el exceso de coordinación?
El agotamiento no siempre nace de trabajar demasiado; a veces surge de dedicar más tiempo a coordinar el trabajo que a hacerlo.
OPINIÓN
Abramos un melón, así, sin rodeos: muchas empresas están preocupadas por la carga de trabajo que tienen sus equipos y, curiosamente, parte del agotamiento no viene del trabajo en sí.
Viene de intentar coordinar el trabajo.
Porque una cosa es trabajar, y otra muy distinta es pasarse el día organizando cómo vamos a trabajar.
Reuniones para preparar reuniones. Reuniones para revisar reuniones. Notificaciones constantes en Teams. Mensajes a cualquier hora. Llamadas improvisadas. Seguimientos de seguimientos.
Si lo piensas un momento, es normal vivir con esa sensación constante de que has estado ocupado todo el día, pero, en realidad, no has hecho nada.
Creo que muchos y muchas hemos normalizado un nivel de coordinación que es totalmente contraproducente.
Hace unos años, no tantos, cuando hablábamos de bienestar laboral el foco estaba en las horas trabajadas o en la carga de tareas. Hoy existe otro factor que nos está desgastando y del que se habla bastante menos: la fragmentación constante de la atención.
Porque cada reunión implica una interrupción. Cada interrupción implica cambiar de contexto. Y cada cambio de contexto tiene un coste cognitivo que no suele aparecer en ningún informe de productividad.
La paradoja es que muchas empresas intentan resolver problemas de eficiencia añadiendo más espacios de coordinación. De ahí que sea común que:
● Si un proyecto se retrasa, reunión.
● Si hay dudas, reunión.
● Si falta alineamiento, reunión.
● Si surge un problema, reunión.
Y así acabamos con agendas llenas de conversaciones sobre el trabajo y muy poco tiempo para ejecutar.
Ojo. No estoy diciendo que las reuniones sean malas. El problema aparece cuando la coordinación deja de ser una herramienta y se convierte en una actividad en sí misma.
Cuando las personas sienten que necesitan pedir permiso, validar e informar constantemente para poder avanzar.
Si el trabajo depende más de la disponibilidad de otros que de la capacidad de ejecución de cada profesional, o, mismamente, si estar ocupado se confunde con estar siendo productivo… hay que ser capaz de mirar más allá.
Y aquí hay una pregunta que me parece interesante para cualquier persona, sea cual sea el puesto que tenga: ¿Cuántas de las reuniones que tenemos existen porque realmente aportan valor y cuántas existen porque nos hacen sentir que tenemos el control?
Muchas veces el exceso de coordinación es, en el fondo, una respuesta a la incertidumbre. Queremos saber qué está pasando, evitar errores o reducir el riesgo al máximo, y es completamente normal.
Pero si para conseguirlo generamos una dinámica que consume energía, atención y autonomía, el coste puede ser mayor que el beneficio.
Los equipos necesitan coordinación, por supuesto que sí.
Pero también necesitan tiempo para pensar, concentrarse y avanzar sin interrupciones constantes.
Y eso cada vez es más escaso.
Siempre lo digo: el bienestar laboral no siempre se consigue añadiendo más iniciativas; muchas veces se logra devolviéndole a la gente algo tan sencillo como la posibilidad de trabajar sin interrupciones cada 30 minutos.
Así que te lanzo esta pregunta: ¿cuántas de las reuniones a las que asististe en el último mes eran realmente necesarias?