La transparencia laboral obligará a conectar contratos, turnos, horas extra y algoritmos
Las nuevas exigencias de información llevan la transparencia desde el documento hasta la gestión diaria. SISQUAL WFM identifica cinco ámbitos que RRHH debería revisar para garantizar que lo comunicado al trabajador coincide con lo que realmente ocurre en su jornada.
NOTICIA
La transparencia laboral empieza a dejar de ser únicamente una cuestión de documentos.
Informar a una persona sobre su jornada, sus turnos, las horas extraordinarias o los componentes de su retribución sirve de poco si después esas condiciones no coinciden con lo que ocurre cuando se construye un cuadrante, se modifica un horario o un sistema automatizado toma parte en la planificación.
Ese es uno de los principales retos que plantea el nuevo marco normativo descrito por SISQUAL WFM: las empresas deberán reforzar la información que proporcionan a sus trabajadores sobre las condiciones que afectan a su relación laboral y, al mismo tiempo, ser capaces de mantener coherencia y trazabilidad entre lo comunicado y la operativa real.
La cuestión adquiere todavía más relevancia a medida que los algoritmos entran en la gestión de personas. Según datos de la OCDE recogidos en la nota, el 78% de los responsables encuestados en España afirma que su organización utiliza al menos una herramienta de gestión algorítmica, incluyendo sistemas para asignar horarios o tareas, monitorizar actividad o apoyar la evaluación del desempeño.
El desafío para Recursos Humanos ya no consiste, por tanto, únicamente en informar. También habrá que poder explicar cómo se convierte esa información en decisiones.
Del contrato al cuadrante
La nueva etapa afecta, según la información facilitada por SISQUAL WFM, tanto a nuevos contratos como a relaciones laborales ya existentes y alcanza cuestiones como la duración y distribución de la jornada ordinaria, la retribución ordinaria y extraordinaria, las horas extra o los procedimientos utilizados para modificar turnos.
La diferencia parece pequeña, pero operativamente no lo es.
Una organización puede haber definido correctamente las condiciones laborales de una persona y encontrarse después con cientos o miles de decisiones cotidianas que alteran su jornada: una ausencia inesperada, un intercambio entre compañeros, una necesidad de cobertura, una ampliación de horario o un cambio de disponibilidad.
Cada modificación puede tener consecuencias sobre descansos, horas extraordinarias, nocturnidad, costes o nómina.
Por eso, el problema empieza cuando contrato, planificación, registro horario y nómina funcionan como compartimentos separados.
“Las empresas necesitan tener bien estructuradas las reglas con las que gestionan su jornada”, explica Teresa Morales, directora general de SISQUAL WFM. Para la directiva, debe existir coherencia “entre lo que la organización establece, lo que comunica a cada persona y lo que finalmente ocurre en la operativa diaria”.
Cinco puntos que RRHH debería revisar
SISQUAL WFM identifica cinco ámbitos especialmente relevantes para trasladar las nuevas exigencias de información a la gestión cotidiana.
El primero consiste en traducir las condiciones laborales a las reglas con las que se planifica la plantilla. Jornada, descansos, nocturnidad, rotaciones, horas extraordinarias y particularidades derivadas de los convenios deberían formar parte de la lógica con la que se construyen los horarios.
El segundo afecta a los cambios de turno. Una planificación rara vez permanece intacta: aparecen bajas, intercambios, incidencias y modificaciones de disponibilidad. La cuestión será conservar un histórico que permita saber no solamente cuál es el cuadrante actual, sino qué modificaciones se realizaron y bajo qué reglas.
El tercer elemento consiste en cruzar horario previsto y tiempo realmente trabajado. Fichajes, ausencias, incidencias y horas extraordinarias permiten reconstruir la jornada y detectar desviaciones. Pero esos datos pueden tener además otra utilidad para RRHH: descubrir extensiones de jornada o necesidades de cobertura recurrentes que quizá no sean incidencias aisladas, sino síntomas de un problema de planificación.
La nómina empieza antes de calcular la nómina
El cuarto punto señalado por SISQUAL WFM tiene que ver con la trazabilidad de la retribución.
Una hora extraordinaria, un festivo trabajado o la nocturnidad no aparecen espontáneamente en una nómina. Son consecuencia de decisiones y situaciones que se han producido previamente en la planificación y ejecución de la jornada.
La transparencia obliga así a mirar hacia atrás.
Si una cantidad aparece en la retribución de una persona, la organización debería poder reconstruir qué circunstancia la originó. Y si intervino un sistema automatizado en la asignación de un horario o en una decisión que afectó a sus condiciones, cobra importancia conocer qué criterios y reglas estaban detrás de ese funcionamiento.
La trazabilidad deja de ser únicamente una cuestión tecnológica para convertirse en un asunto de gestión laboral.
El trabajador también necesita visibilidad
El quinto ámbito es probablemente el más evidente y, al mismo tiempo, uno de los que puede generar mayores fricciones en organizaciones complejas: que cada persona tenga acceso a información actualizada sobre su propia jornada.
Horarios, cambios de turno, fichajes y horas extraordinarias deben poder contrastarse con las condiciones previamente comunicadas.
La dificultad aumenta en compañías con múltiples centros de trabajo, diferentes convenios, modelos de turnos complejos o plantillas numerosas. En esos entornos, cada cambio puede desencadenar distintas consecuencias laborales y económicas.
La información aislada deja entonces de ser suficiente.
La organización necesita conectar reglas laborales, planificación, modificaciones, registro de lo realmente trabajado y resultado retributivo.
Cuando el algoritmo decide quién trabaja y cuándo
Hay otra dimensión que convierte este debate en algo especialmente relevante para Recursos Humanos: la automatización.
Los algoritmos ya no se utilizan solamente para analizar información. Pueden intervenir en decisiones tan cotidianas como determinar horarios, distribuir tareas o recomendar determinadas configuraciones de plantilla.
Y cuando una decisión automatizada tiene consecuencias sobre las condiciones laborales de una persona, aparece una pregunta inevitable:
¿puede la empresa explicar por qué se produjo?
La tecnología puede hacer mucho más eficiente la planificación de cientos o miles de trabajadores. Pero esa eficiencia necesita convivir con reglas laborales, convenios, descansos, condiciones individuales y criterios que la organización pueda justificar.
El problema no es utilizar algoritmos para organizar el trabajo. Es convertirlos en una caja negra dentro de una decisión laboral.
De informar a demostrar
La transparencia introduce así una exigencia más profunda de lo que podría parecer inicialmente.
No basta con añadir nuevos campos a un contrato, actualizar una política interna o proporcionar más información al empleado.
La organización necesita poder demostrar que aquello que comunica tiene continuidad en sus sistemas y en la realidad cotidiana del trabajo.
“Las nuevas exigencias abren una etapa en la que las empresas tendrán que ser capaces no solo de informar, sino de demostrar cómo se trasladan esas condiciones a la gestión diaria”, señala Morales. “Tener reglas claras, información actualizada y sistemas conectados será clave para que lo que se comunica a cada persona tenga un reflejo real en su jornada”.
Para Recursos Humanos, ese puede ser el verdadero cambio.
Durante años, digitalizar la gestión de personas significó trasladar procesos a sistemas. La siguiente fase exigirá algo más: poder reconstruir y explicar las decisiones que esos sistemas ayudan a tomar.
Porque la transparencia laboral no termina cuando el trabajador recibe la información.
Empieza cuando puede comprobar que lo que le dijeron es también lo que sucede.