La multitarea no nos hace más productivos: las interrupciones están fragmentando la jornada laboral
Mensajes constantes, falsas urgencias, reuniones sin un objetivo claro y ausencia de pausas pueden aumentar la sensación de carga y dificultar la concentración. Gi Group Holding propone revisar cómo las organizaciones gestionan la atención, y no solo el tiempo de trabajo.
NOTICIA
Hay jornadas que terminan con una sensación difícil de explicar: hemos estado ocupados durante ocho horas, hemos respondido decenas de mensajes, participado en varias reuniones y saltado continuamente entre tareas, pero aquello que realmente necesitaba concentración apenas ha avanzado.
El problema quizá no sea únicamente cuánto trabajamos, sino cómo está fragmentado ese trabajo.
Interrupciones, multitarea, notificaciones, reuniones prescindibles y asuntos que se convierten automáticamente en urgentes forman parte de una dinámica laboral que puede incrementar la sensación de carga y dificultar la concentración a lo largo de la jornada.
Gi Group Holding ha agrupado estos comportamientos bajo el concepto de una “mala dieta laboral”: pequeños hábitos cotidianos que, acumulados, pueden terminar consumiendo atención y energía sin que necesariamente se traduzcan en más productividad.
La metáfora es sencilla, pero detrás plantea una cuestión relevante para Recursos Humanos: quizá mejorar la productividad no consista siempre en pedir que hagamos más, sino en permitir que podamos trabajar mejor.
El coste invisible de cambiar constantemente de tarea
Uno de los primeros hábitos señalados por Gi Group Holding es la multitarea.
Responder un correo mientras participamos en una videollamada, abandonar una tarea para contestar un mensaje y regresar después a ella o mantener simultáneamente varias conversaciones puede transmitir una sensación de actividad constante.
Pero estar haciendo muchas cosas no significa necesariamente estar avanzando más.
La compañía compara esa dinámica con el “picoteo laboral”: saltar continuamente entre actividades fragmenta la atención y puede hacer más difícil mantener la concentración necesaria para completar trabajos que requieren mayor profundidad.
Las interrupciones introducen un efecto parecido.
Un mensaje, una llamada o una notificación parecen ocupar apenas unos segundos. El problema aparece cuando se suceden durante toda la jornada. Individualmente son pequeñas; acumuladas, pueden convertir el día en una sucesión de reinicios.
Y aquí aparece una cuestión que las políticas de productividad suelen pasar por alto: el tiempo de trabajo y el tiempo de concentración no son necesariamente lo mismo.
Cuando todo es urgente, nada termina siendo prioritario
Otro ingrediente de esa “dieta laboral” son las falsas urgencias.
Cuando cualquier correo requiere una respuesta inmediata y cualquier petición se convierte en prioritaria, el profesional puede permanecer en un estado prácticamente permanente de reacción.
Gi Group Holding utiliza otra metáfora: la “cafeína laboral”. La urgencia proporciona un impulso inmediato y mantiene elevado el ritmo, pero eso no significa necesariamente que permita trabajar mejor.
Para las organizaciones, el problema va más allá de la gestión individual del tiempo.
Si todo es urgente, probablemente exista también una dificultad para priorizar colectivamente.
No siempre corresponde al trabajador decidir qué puede esperar. Los managers, los procesos internos y la propia cultura de la organización determinan en gran medida qué se considera prioritario, cuánto tiempo se concede para responder y hasta qué punto estar permanentemente disponible se interpreta como compromiso.
Por eso, combatir las falsas urgencias no debería convertirse simplemente en otro consejo de productividad para el empleado.
También exige revisar cómo se organiza el trabajo.
Las reuniones también tienen un coste
Gi Group Holding incluye las reuniones innecesarias entre los hábitos que consumen tiempo sin producir necesariamente un resultado equivalente.
La compañía las compara con las “calorías vacías”: encuentros sin un objetivo suficientemente definido o en los que no es necesaria la participación de todas las personas convocadas.
El problema no es reunirse.
Hay conversaciones que difícilmente pueden sustituirse por un correo o un mensaje. Compartir criterios, tomar decisiones complejas, resolver conflictos o construir conjuntamente requiere tiempo con otras personas.
La cuestión es qué reuniones merecen realmente ese tiempo.
Una hora de reunión con ocho asistentes no consume una hora de trabajo, sino ocho. Y además puede fragmentar bloques de concentración antes y después del encuentro.
Para RRHH y liderazgo, revisar la cultura de reuniones puede ser por ello una intervención organizativa mucho más relevante de lo que parece.
Descansar también forma parte del rendimiento
En el extremo contrario de la hiperactividad aparece otro comportamiento: trabajar durante periodos prolongados sin realizar pausas.
Gi Group Holding advierte de que la ausencia de descansos puede afectar a la capacidad de concentración y aumentar la sensación de cansancio conforme avanza la jornada. Introducir pausas permite recuperar energía, especialmente cuando se realizan tareas que exigen atención sostenida.
La compañía también señala la procrastinación como otro factor de carga mental: aplazar aquellas tareas que requieren mayor esfuerzo puede proporcionar cierto alivio inmediato, pero deja el trabajo más complejo para momentos en los que la energía y la capacidad de atención ya son menores.
El resultado puede ser una paradoja conocida por muchos profesionales: pasar el día trabajando y llegar al final de la jornada precisamente con lo más importante todavía pendiente.
De gestionar el tiempo a proteger la atención
Frente a estas dinámicas, Gi Group Holding propone algunas medidas relativamente sencillas: establecer prioridades al comenzar la jornada, agrupar tareas similares, definir momentos concretos para revisar correo y mensajes, reservar bloques para actividades que requieren concentración y distinguir entre lo realmente urgente y aquello que simplemente necesita atención.
También plantea reducir las reuniones que carecen de un objetivo claro, limitar notificaciones durante determinados periodos e introducir pausas reales.
Incluso el cierre de la jornada puede tener importancia. Dedicar unos minutos a revisar las tareas pendientes puede ayudar a evitar que el trabajo permanezca mentalmente abierto durante el tiempo personal.
“En ocasiones, asociamos productividad con hacer más en menos tiempo, cuando en realidad también depende de cómo gestionamos nuestra atención y nuestra energía a lo largo de la jornada”, explica Ana Ruiz, Learning & People Development Manager de Gi Group Holding.
La productividad también se diseña
Hay, sin embargo, una lectura adicional especialmente relevante para Recursos Humanos.
Hablar de priorizar, desconectar notificaciones o reservar tiempo para concentrarse puede convertir fácilmente un problema organizativo en una responsabilidad individual.
No todos los trabajadores tienen capacidad real para proteger su atención.
Un profesional puede silenciar Teams, pero difícilmente podrá hacerlo si su responsable espera respuestas inmediatas. Puede intentar reducir reuniones, pero no si su agenda la decide otra persona. Puede reservar dos horas de concentración, pero ese bloque servirá de poco si la cultura interna interpreta la disponibilidad permanente como una señal de compromiso.
Por eso, mejorar la “dieta laboral” no consiste únicamente en enseñar técnicas de productividad.
Implica preguntarse qué comportamientos recompensa la organización, cómo priorizan los equipos, cuándo una reunión está justificada, qué expectativas existen sobre los tiempos de respuesta y cuánto espacio se protege realmente para realizar trabajo de calidad.
Quizá ahí esté la conversación más interesante.
La productividad no depende únicamente de cuánto tiempo tenemos. También depende de cuánto de ese tiempo nos permiten utilizar con atención.