La desconexión digital cuesta a las empresas españolas más de 242.000 euros al año por cada 1.000 empleados
Un estudio de Factorial revela que el 74,1% de los líderes empresariales cree que su organización funcionaría mejor con menos herramientas. La fragmentación tecnológica afecta a la concentración, dificulta el control del gasto y plantea un nuevo desafío para la adopción de la inteligencia artificial.
NOTICIA
Las empresas llevan años incorporando tecnología para trabajar mejor. Herramientas de comunicación, plataformas de gestión, aplicaciones de productividad, sistemas de Recursos Humanos y, más recientemente, soluciones de inteligencia artificial.
Cada incorporación promete ahorrar tiempo, simplificar tareas o mejorar los resultados. Sin embargo, la acumulación de herramientas puede estar generando el efecto contrario.
La desconexión entre sistemas, equipos y procesos supone un impacto estimado de más de 242.000 euros anuales por cada 1.000 empleados en España, según el Business Facts Index 2026, un nuevo estudio elaborado por Factorial.
El informe revela que el 74,1% de los líderes empresariales españoles considera que su compañía funcionaría mejor con menos herramientas y una mayor centralización. Además, el 72,7% reconoce perder concentración cuando tiene que cambiar de aplicación durante su jornada laboral.
Los resultados plantean una paradoja que afecta directamente a la organización del trabajo: hemos digitalizado cada vez más procesos, pero no siempre hemos conseguido que funcionen mejor juntos.
Más herramientas no significa necesariamente más productividad
La proliferación de aplicaciones ha permitido resolver necesidades muy específicas dentro de las organizaciones.
Un departamento utiliza una plataforma para gestionar proyectos, otra para comunicarse, una tercera para registrar información y varias más para ejecutar procesos administrativos.
El problema aparece cuando esas soluciones funcionan de manera independiente.
Buscar información en diferentes sistemas, trasladar datos manualmente o cambiar continuamente de aplicación introduce pequeñas interrupciones que, acumuladas, pueden afectar a la concentración y a la continuidad del trabajo.
Según el estudio de Factorial, casi tres de cada cuatro líderes españoles reconocen perder foco debido a esos cambios de herramienta.
La cuestión va más allá del tiempo necesario para abrir una aplicación.
Cuando la información está fragmentada, los profesionales también necesitan recordar dónde se encuentra cada dato, comprobar si está actualizado y coordinar acciones entre sistemas que no siempre comparten información.
Para Recursos Humanos, esta situación resulta especialmente reconocible.
Los datos de empleados pueden encontrarse distribuidos entre plataformas de selección, nómina, formación, desempeño, control horario o comunicación interna. Cada sistema cumple una función, pero la falta de conexión puede dificultar la visión conjunta de la plantilla y multiplicar las tareas administrativas.
El problema no es necesariamente disponer de muchas herramientas, sino obligar a las personas a trabajar como si esas herramientas no pudieran comunicarse entre sí.
El coste del software que nadie termina de controlar
La fragmentación tecnológica también tiene consecuencias económicas.
El Business Facts Index 2026 señala que el 42% de los líderes empresariales españoles afirma que su organización paga por programas con funcionalidades solapadas.
Sin embargo, únicamente el 20,5% asegura conocer con exactitud cuánto dinero destina su compañía a software que no utiliza o que resulta redundante.
La mayoría, un 69,2%, trabaja con estimaciones aproximadas.
Esto introduce una dificultad adicional para las organizaciones: no siempre disponen de información suficiente para evaluar el coste real de su ecosistema tecnológico.
La acumulación de licencias, suscripciones y aplicaciones contratadas por distintos departamentos puede generar duplicidades que permanecen invisibles mientras cada área gestiona sus propias herramientas.
Pero el coste económico no es el único.
También existe un coste organizativo asociado al mantenimiento de sistemas, la formación de usuarios, las integraciones y el tiempo necesario para resolver incidencias o trasladar información.
Para los responsables de Personas, Finanzas y Tecnología, la conversación debería ir más allá de cuánto cuesta cada herramienta.
La pregunta es qué valor aporta al conjunto de la organización y cuánto trabajo adicional genera su falta de integración.
La inteligencia artificial promete simplificar, pero también puede añadir complejidad
El estudio muestra que las expectativas sobre la inteligencia artificial son elevadas.
El 81,3% de los líderes empresariales españoles espera que la IA transforme las operaciones de su compañía durante los próximos doce meses.
Sin embargo, la realidad de su adopción es más desigual.
La adopción de IA entre los líderes empresariales españoles
81,3% Espera una transformación operativa por la IA en los próximos 12 meses
43,1% La utiliza diariamente o la tiene integrada en sus operaciones
44,3% Confía en delegar tareas rutinarias con supervisión humana
22,5% Afirma utilizar la IA estratégicamente, más allá de tareas rutinarias
Fuente: Business Facts Index 2026, Factorial. Porcentajes correspondientes a respuestas de líderes empresariales encuestados en España.
La distancia entre expectativas y utilización estratégica resulta significativa.
Aunque muchas compañías prevén cambios importantes a corto plazo, menos de una cuarta parte de los líderes consultados afirma que su organización utiliza ya la inteligencia artificial de manera estratégica.
Esto plantea un riesgo: incorporar nuevas soluciones de IA sobre una estructura tecnológica que ya está fragmentada.
Si cada departamento introduce sus propios asistentes, automatizaciones y agentes sin una estrategia común, las organizaciones pueden terminar reproduciendo con inteligencia artificial los mismos problemas de desconexión que intentan resolver.
La oportunidad, por tanto, no consiste únicamente en añadir capacidades inteligentes, sino en conectar mejor la información y los procesos existentes.
La confianza en la IA sigue dependiendo de la supervisión humana
Otro de los aspectos que destaca el informe es la relación entre inteligencia artificial y confianza.
El 44,3% de los líderes españoles se muestra dispuesto a confiar tareas rutinarias a la IA siempre que exista supervisión humana.
Además, un 23,6% señala que su confianza aumenta cuando estas capacidades están integradas en el software que ya utiliza, mientras que un 24% destaca la importancia de mantener pasos de aprobación humana.
Los datos apuntan a una cuestión especialmente relevante para Recursos Humanos.
La aceptación de la inteligencia artificial no depende únicamente de su capacidad técnica.
También está relacionada con la comprensión de su funcionamiento, la integración en los procesos habituales y la posibilidad de intervenir cuando una decisión lo requiere.
Esto adquiere una importancia particular cuando la tecnología participa en procesos relacionados con personas.
Automatizar una tarea administrativa no plantea las mismas exigencias que utilizar IA para filtrar candidaturas, evaluar información de empleados o intervenir en decisiones que afectan a su trayectoria profesional.
La supervisión humana debe tener una función real y no convertirse simplemente en una aprobación formal de decisiones que nadie ha revisado.
Más exigencia de resultados, pero no menos carga de trabajo
La fragmentación tecnológica se produce, además, en un contexto de mayor presión sobre los equipos.
Según Factorial, el 78,7% de los líderes empresariales españoles afirma que las expectativas de rendimiento han aumentado, mientras que el 62% señala que su carga de trabajo se ha mantenido igual o se ha incrementado.
Esta combinación merece atención.
Las empresas incorporan tecnología con la expectativa de ganar eficiencia, pero eso no significa necesariamente que los profesionales perciban una reducción de su carga laboral.
En ocasiones, el tiempo que se recupera mediante la automatización se sustituye inmediatamente por nuevas tareas, mayores objetivos o exigencias adicionales.
El resultado puede ser una organización tecnológicamente más avanzada, pero no necesariamente menos sobrecargada.
Para Recursos Humanos, esta situación obliga a revisar cómo se mide el impacto de la transformación digital.
No basta con comprobar que una herramienta ahorra minutos en un proceso. También importa saber si mejora la experiencia de trabajo, reduce las interrupciones y permite dedicar más atención a tareas de valor.
Factorial presenta One y amplía su propuesta más allá de RRHH
Los resultados del estudio coinciden con una nueva etapa en la estrategia de Factorial.
La compañía, nacida en Barcelona en 2016 como plataforma de gestión de Recursos Humanos, está ampliando su propuesta hacia la integración de procesos empresariales de diferentes áreas.
En ese contexto ha presentado One, un agente personal de inteligencia artificial diseñado para trabajar con la información y el contexto de cada organización.
Según explica Factorial, el sistema permite buscar información interna, resolver preguntas y redactar documentos utilizando datos de la empresa.
También puede ejecutar determinadas tareas y automatizar flujos de trabajo con los permisos correspondientes, incluyendo procesos relacionados con selección, gestión de gastos, elaboración de ofertas laborales, políticas internas y planes de incorporación de empleados.
La propuesta busca conectar información de Recursos Humanos, Finanzas e IT, además de integrarse con herramientas ya utilizadas por las organizaciones, como HubSpot o el correo electrónico.
Se trata de un movimiento que refleja una tendencia más amplia en el mercado tecnológico: los proveedores de software de gestión están intentando evolucionar desde aplicaciones especializadas hacia plataformas capaces de conectar datos, procesos y agentes de IA.
No obstante, el impacto real de estas soluciones dependerá de su implantación, de la calidad de la información disponible y de los mecanismos de seguridad y supervisión establecidos por cada empresa.
La próxima transformación digital puede consistir en simplificar
El Business Facts Index 2026 combina información de 17.000 empresas que utilizan Factorial con una encuesta realizada a 3.760 líderes empresariales de España, Alemania, Portugal, Francia e Italia. Los porcentajes españoles corresponden a los directivos encuestados en nuestro país.
El estudio no detalla en la nota de prensa el procedimiento utilizado para calcular el impacto económico estimado de 242.000 euros por cada 1.000 empleados, por lo que esa cifra debe interpretarse como una estimación de Factorial, no como un coste demostrado para todas las empresas españolas.
Con esa cautela, sus resultados ponen sobre la mesa una conversación relevante.
Durante años, las organizaciones han asociado la transformación digital con incorporar nuevas herramientas.
Pero quizá la siguiente etapa exija hacer precisamente lo contrario: revisar las existentes, eliminar duplicidades, conectar información y rediseñar procesos antes de seguir añadiendo tecnología.
Para Recursos Humanos, esto supone una oportunidad de replantear cómo se organiza el trabajo y cómo se relacionan las distintas áreas de la empresa.
La inteligencia artificial puede facilitar esa integración, pero también puede agravar la fragmentación si se introduce sin una estrategia común.
El verdadero indicador de madurez digital no debería ser cuántas herramientas utiliza una organización, sino cuánto trabajo innecesario consigue evitar gracias a ellas.
Porque una empresa no se vuelve más eficiente simplemente por tener más tecnología.
Se vuelve más eficiente cuando las personas pueden trabajar mejor con la que ya tienen.