El verano pone a prueba uno de los mayores retos de las empresas: la coordinación entre equipos
Un estudio de HubSpot revela que el 41% de las empresas españolas reconoce que la falta de información compartida entre departamentos ha afectado a sus resultados. Las vacaciones evidencian hasta qué punto las organizaciones siguen dependiendo del conocimiento de personas concretas.
NOTICIA
Cada verano se repite la misma escena en muchas organizaciones. Un empleado comienza sus vacaciones y, pocas horas después, aparecen las preguntas: ¿Quién llevaba este cliente? ¿Dónde está la última versión del proyecto? ¿Se informó ya al equipo?
No siempre es un problema de ausencia de talento. En muchas ocasiones, el verdadero reto es que el conocimiento sigue estando en las personas y no en la organización.
Según el último estudio de HubSpot, el 41% de las empresas españolas reconoce que la falta de información compartida entre departamentos ha tenido un impacto directo en sus resultados. Un dato que cobra especial relevancia durante el verano, cuando las vacaciones obligan a las compañías a comprobar hasta qué punto sus procesos son capaces de funcionar sin depender de determinados profesionales.
Cuando una persona se va de vacaciones también se marcha parte del conocimiento
Las ausencias estivales actúan como una prueba de estrés para muchas organizaciones.
Si un proyecto se paraliza porque una persona está fuera de la oficina, probablemente el problema no sea la planificación de las vacaciones, sino la forma en que la empresa gestiona el conocimiento interno.
El estudio de HubSpot refleja que las dificultades aparecen especialmente en la coordinación entre áreas. El 76% de los equipos de atención al cliente considera que la información que recibe desde ventas es insuficiente, poco estructurada o incompleta, mientras que un 26% asegura que ese traspaso continúa realizándose de manera informal.
Cuando los equipos trabajan con plantillas reducidas, estas carencias se hacen todavía más visibles.
La colaboración sigue siendo uno de los grandes retos organizativos
Aunque la digitalización ha transformado la forma de trabajar, muchas empresas continúan dependiendo de conversaciones informales, correos electrónicos o conocimientos que solo manejan determinadas personas.
Esta situación genera duplicidades, ralentiza la toma de decisiones y dificulta ofrecer una experiencia homogénea tanto al cliente como al propio empleado.
Por eso, cada vez más organizaciones aprovechan los meses de verano para revisar cómo documentan la información, cómo comparten el conocimiento entre departamentos y hasta qué punto sus procesos pueden mantenerse estables durante las ausencias de parte de la plantilla.
El verano también es un momento para revisar la organización
Más allá de la gestión de vacaciones, el periodo estival ofrece una oportunidad para analizar cómo funcionan realmente los equipos.
Según HubSpot, solo el 44% de los departamentos comerciales utiliza de forma sistemática datos para priorizar oportunidades, mientras que uno de cada cuatro continúa apoyándose principalmente en criterios informales o en la intuición.
Además, el 23% de las empresas considera que sus previsiones comerciales son poco fiables o carecen de un proceso suficientemente sólido, un indicador que pone de manifiesto la necesidad de reforzar tanto la calidad de la información como la coordinación interna.
Las vacaciones también hablan de cultura organizativa
Para Diego Santos, Senior Marketing Manager de HubSpot, el verano no debería entenderse únicamente como un periodo de menor actividad.
"Las empresas que aprovechan estos meses para ordenar información, mejorar la coordinación entre equipos y revisar sus procesos llegan al segundo semestre con una mayor capacidad de respuesta."
En un momento en el que la experiencia del empleado y la colaboración se han convertido en prioridades para los departamentos de Recursos Humanos, las vacaciones ofrecen algo más que un tiempo de descanso.
También permiten comprobar hasta qué punto una organización ha conseguido construir procesos que funcionan por encima de las personas o si, por el contrario, el conocimiento sigue dependiendo de quienes ocupan cada puesto.
Porque, en el fondo, una empresa verdaderamente preparada para crecer es aquella que puede seguir funcionando incluso cuando sus mejores profesionales están disfrutando de sus vacaciones.